Komunikasi dalam Manajemen

A.    Definisi komunikasi

Definisi komunikasi menurut West dan Turner, adalah Communication is a social process in which individuals employ symbols to establish and interpret meaning in their environment. (West and Turner 2007;5) Berdasarkan definisi West dan Turner diatas penulis menyimpulkan pada dasarnya manusia merupakan makhluk sosial yang tidak mungkin hidup tanpa berkomunikasi dengan orang lain. Adanya interaksi antar sesama manusia dan fakta bahwa komunikasi adalah sebuah proses yang terus menerus dan tidak ada akhirnya menandakan komunikasi memiliki peran yang sangat penting dalam kehidupan manusia.

Komunikasi pada hakikatnya adalah sebuah proses penyampaian pesan oleh komunikator kepada komunikan. Menurut Onong Uchjana Effendi, pesan komunikasi terdiri dari dua aspek, pertama isi pesan (the content of the message) lalu kedua, lambang (symbol). Tujuan dari komunikasi itu sendiri yaitu, mengubah sikap, mengubah opini, mengubah perilaku, dan mengubah masyarakat. Dalam perkembangannya, komunikasi juga memiliki fungsi tersendiri yaitu to inform, to educate, to entertain, dan to influence.

B.     proses komunikasi

Proses komunikasi adalah bagaimana komunikator menyampaikan pesan kepada komunikannya, sehingga dapat menciptakan suatu persamaan makna antar komunikan dengan komunikatornya. Proses komunikasi bertujuan untuk menciptakan komunikasi yang efektf (sesuai dengan tujuan komunikasi pada umumnya). Proses komunikasi banyak melalui perkembangan. Proses komunikasi dapat terjadi apabila ada interaksi antar manusia dan ada penyampaian pesanuntuk mewujudkan motif komunikasi.

C.    Hambatan komunikasi

Di dalam komunikasi selalu ada hambatan yang dapat mengganggu kelancaran jalannya proses komunikasi. Sehingga informasi dan gagasan yang disampaikan tidak dapat diterima dan dimengerti dengan jelas oleh penerima pesan atau receiver.

Menurut Ron Ludlow & Fergus Panton, ada hambatan-hambatan yang menyebabkan komunikasi tidak efektif yaitu adalah (1992,p.10-11) :

1.      Status effect

        Adanya perbedaaan pengaruh status sosial yang dimiliki setiap manusia.Misalnya karyawan dengan status sosial yang lebih rendah harus tunduk dan patuh apapun perintah yang diberikan atasan. Maka karyawan tersebut tidak dapat atau takut mengemukakan aspirasinya atau pendapatnya.

2.      Semantic Problems

        Faktor semantik menyangkut bahasa yang dipergunakan komunikator sebagai alat untuk menyalurkan pikiran dan perasaanya kepada komunikan. Demi kelancaran komunikasi seorang komunikator harus benar-benar memperhatikan gangguan sematis ini, sebab kesalahan pengucapan atau kesalahan dalam penulisan dapat menimbulkan salah pengertian (misunderstanding) atau penafsiran (misinterpretation) yang pada gilirannya bisa menimbulkan salah komunikasi (miscommunication). Misalnya kesalahan pengucapan bahasa dan salah penafsiran seperti contoh : pengucapan demonstrasi menjadi demokrasi, kedelai menjadi keledai dan lain-lain.

3.      Perceptual distorsion

        Perceptual distorsion dapat disebabkan karena perbedaan cara pandangan yang sempit pada diri sendiri dan perbedaaan cara berpikir serta cara mengerti yang sempit terhadap orang lain. Sehingga dalam komunikasi terjadi perbedaan persepsi dan wawasan atau cara pandang antara satu dengan yang lainnya.

4.      Cultural Differences

        Hambatan yang terjadi karena disebabkan adanya perbedaan kebudayaan, agama dan lingkungan sosial. Dalam suatu organisasi terdapat beberapa suku, ras, dan bahasa yang berbeda. Sehingga ada beberapa kata-kata yang memiliki arti berbeda di tiap suku. Seperti contoh : kata “jangan” dalam bahasa Indonesia artinya tidak boleh, tetapi orang suku jawa mengartikan kata tersebut suatu jenis makanan berupa sup.

5.      Physical Distractions

        Hambatan ini disebabkan oleh gangguan lingkungan fisik terhadap proses berlangsungnya komunikasi. Contohnya : suara riuh orang-orang atau kebisingan, suara hujan atau petir, dan cahaya yang kurang jelas.

6.      Poor choice of communication channels

        Adalah gangguan yang disebabkan pada media yang dipergunakan dalam melancarkan komunikasi. Contoh dalam kehidupan sehari-hari misalnya sambungan telephone yang terputus-putus, suara radio yang hilang dan muncul, gambar yang kabur pada pesawat televisi, huruf ketikan yang buram pada surat sehingga informasi tidak dapat ditangkap dan dimengerti dengan jelas.

7.      No Feed back

        Hambatan tersebut adalah seorang sender mengirimkan pesan kepada receiver tetapi tidak adanya respon dan tanggapan dari receiver maka yang terjadi adalah komunikasi satu arah yang sia-sia. Seperti contoh : Seorang manajer menerangkan suatu gagasan yang ditujukan kepada para karyawan, dalam penerapan gagasan tersebut para karyawan tidak memberikan tanggapan atau respon dengan kata lain tidak peduli dengan gagasan seorang manajer.   

D.    Definisi Komunikasi Interpersonal Efektif

Komunikasi organisasi adalah suatu sistem yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui jenjang kepangkatan dan pembagian tugas. (Everet M. Rogers)

·         Komunikasi organisasi adalah sarana dimana manajemen mengoordinasikan sumber bahan dan sumber daya manusia melalui pola struktur formal dari tugas-tugas dan wewenang. (Robert Bonnington)

·         Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi didalam kelompok fomal maupun informal dari suatu organisasi. (Wiryanto, 2005)

E.     Komunikasi interpersonal efektif dalam organisasi yang mencakup componential & situational

Komunikasi dalam organisasi atau perusahaan dapat menentukan efektif atau tidaknya dalam suatu penyampaian pesan atau perintah antar anggota organisasi, baik antara atasan dengan bawahan (downward communication), bawahan dengan atasan (upward communication), maupun antar anggota yang jabatannya setaraf (lateral communication). Secara sederhana, komunikasi adalah proses penyampaian atau transfer dan pemahaman suatu pengertian (meaning). Jadi dalam berkomunikasi, kita harus efektif menyampaikan pesan yang ada pada kita kepada orang lain. Adapun berkomunikasi secara langsung dan sesuai dengan pesan yang ingin disampaikan kepada orang lain. Karena dapat mengubah sikap, pendapat dan perilaku seseorang dengan efek umpan balik secara langsung. Proses berkomunikasi dimulai dari adanya pesan yang akan disampaikan oleh pengirim, kemudian ditransfer melalui suatu channel (saluran), kemudian diterima oleh penerima.

Adapun komunikasi interpersonal efektif dalam suatu organisasi mencakup dua bagian yaitu componential dan situational.

1.      Componential

Menjelaskan komunikasi antar pribadi dengan mengamati komponen-komponen utamanya, dalam hal ini adalah penyampaian pesan oleh satu orang dan penerimaan pesan oleh orang lain dengan berbagai dampaknya dan dengan peluang untuk memberikan umpan balik dengan segera.

2.      Situasional

Interaksi tatap muka antara dua orang dengan potensi umpan balik langsung dengan situasi yang mendukung disekitarnya.

http://www.lusa.web.id/proses-komunikasi/

http://manajemenkomunikasi.blogspot.com/2009/12/hambatan-komunikasi.html

 M. Rogers, Everet, Communication in Organization. New York: Gramedia, 2005.

http://www.docstoc.com/docs/142011609/KOMUNIKASI-ORGANISASI

www.scribd.com/doc/121398409/2011-2-00837-MC-Bab200

tulisan 4

Manajemen waktu

Dalam kehidupan sehari-hari untuk menjadi manusia yang teratur dan disiplin salah satu hal yang kita perlukan ialah memanajemen atau mengatur waktu kita, saya sebagai pelajar pernah mengalami hal yang menyulitkan dalam mengatur jadwal-jadwal tugas saya,namun setelah salah satu seorang guru menyarankan untuk membuat jadwal atau rencana kegiatan, saya dapat menyelesaikan tugas-tugas saya dengan baik dan tepat waktu. Salah satu contoh lain agar tidak telat masuk sekolah ialah dengan memanajemen waktu kita,dengan memanajemen kegiatan kita, jadwal kitapun menjadi teratur dengan mengerjakan tugas setelah pulang sekolah dan tidur yang tidak terlalu malam, agar keesokan harinya dapat bangun pagi dan tidak telat masuk kesekolah. Seperti halnya dijepang waktupun merupakan hal yang begitu penting, tidak ada salahnya kita mamanajemen waktu untuk menjadi manusia yang lebih disiplin dan tepat waktu. 

Manajemen atau mengatur waktu dapat dilakukan oleh siapapun dan dapat berhasil dilakukan bila kita bersungguh-sungguh, tetapi bila kita tidak bersungguh-sungguh dan hanya niatan saja, hal itu tidak akan merubah apapun. Jadi sebaiknya bila kita memang ingin menjadi seseorang yang disiplin dan tepat waktu, mulailah untuk memanajemenwaktu denganmembuat jadwal kegiatan halhal yang akan dilakukan.

tulisan 3

Manajemen otak agar awet muda

Otak merupakan bagian terpenting dalam tubuh manusia, otak sebagai fungsi untuk menngatur jalan kerja perilaku manusia. Otak juga dapat cepat berkurang fungsinya apabila jarang dilatih untuk bekerja, otak juga dapat cepat rusak bila kita mudah mengalami stres dan otak penuh dengan pikiran-pikiran negatif, salah satu cara untuk mengoptimalkan fungsi otak yaitu dengan memanajemen kerja otak kita. Manajemen tidak hanya diperlukan dalam kegiatan sehari-hari saja, tetapi otak juga memerlukan manajemen, atau mengatur fungsi otak kita. Untuk memanajemen otak agar tidak stres kita harus selalu berfikir positif, mengelola mood, mengusir tekanan yang menyebabkan stress, menyelesaikan masalah, menyiciltugas atau masalah, melatih otak dengan mengisi tts atau menjawab soal, tidak memendah emosi, jalan-jalan untuk menghindari kejenuhan.

Tugas 2 Psikologi Manajemen

Pengorganisasian Struktur Manajemen

a.       Definisi pengorganisasian

Pengorganisasian(Organizing) adalah suatu langkah untuk menetapkan ,menggolongkan dan mengatur berbagai macam kegiatan yang dipandang,seperti bentuk fisik yang tepat bagi suatu ruangan kerja adiministrasi,ruangan labotarium,serta penetapan tugas dan wewenang seseorang:pendelegasian wewenang dan sterusnya dalam rangka untuk mencapai tujuan.

James D Mooney mengatakan, “organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama”. Sedangkan Chaster I Bamard memberi pengertian organisasi sebagai suatu sistem dari aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

b.      Definisi struktur organisasi

Struktur organisasi (disain organisasi) dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme  formal dengan mana organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubugan-hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian, atau posisi-posisi maupun orang-orang yang menunjukan kedudukan, tugas wewenang, dan tanggung jawab yang berbeda-bedadalam suatu organisasi. Struktur ini mengandung unsur-unsur spesialisasi kerja, standardisasi, koordinasi, sentralisasi, atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan besaran (ukuran) satuan kerja.

c.       Pengorganisasian sbg fungsi manajemen

Ø  Organisasi sebagai fungsi manajemen adalah organisasi memberi langkah-langkah kepada manajemen untuk melaksakan kegiatan dan fungsi manajemen.

Ø  Organisasi atau pengorganisasian dapat dirumuskan sehingga keseluruhan aktifitas manajemen di dalam mengelompokkan orang-orang serta penetapan tugas, fungsi, wewenang, serta tanggung jawab masing-masing dengan tujuan tercapainya aktifitas-aktifitas manajemen yang sebelumnya telah ditentukan terlebih dahulu.

Ø  Dimana yang dimaksudkan dengan fungsi-fungsi manajemen itu adalah sebagai berikut :

Forecasting, Planning termasuk budgeting, Organizing, Staffing atau assembling resources, Directing atau commanding, Leading, Coordinating, Motivatin, Controlling and Reporting

Actuating Manajemen

a.       Definisi actuating

Actuating adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran yang sesuai dengan perencanaan manejerial dan usaha-usaha organisasi. Jadi actuating artinya menggerakkan orang-orang agar mau bekerja dengan sendirinya atau dengan kesadaran secara bersama-sama untuk mencapai tujuan dikehendaki secara efektif.Dalam hal ini yang dibutuhkan adalah kepemimpinan. Actuating disebut juga“ gerakan aksi “ mencakup kegiatan yang dilakukan seorang manager untuk mengawali dan melanjutkan kegiatan yang ditetapkan oleh unsur-unsur perencanaan dan pengorganisasian agar tujuan-tujuan dapat tercapai. Dari seluruh rangkaian proses manajemen, pelaksanaan(actuating) merupakan fungsi manajemen yang paling utama. Dalam fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak berhubungan dengan aspek-aspek abstrak proses manajemen, sedangkan fungsi actuating justru lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan lansung dengan orang-orang dalam organisasi.

b.      Pentingnya actuating

Fungsi actuating lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi. Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan penggerakan seluruh potensi sumber daya manusia dan nonmanusia pada pelaksanaan tugas. Semua sumber daya manusia yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi. Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan peran, keahlian dan kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi yang telah ditetapkan.

c.       Prinsip actuating

Prinsip-Prinsip Penggerakan menurut Kurniawan (2009) prinsip-prinsip dalam penggerakan/actuating antara lain:

1. Memperlakukan pegawai dengan sebaik-baiknya

2. Mendorong pertumbuhan dan perkembangan manusia

3. Menanamkan pada manusia keinginan untuk melebihi

4. Menghargai hasil yang baik dan sempurna

5. Mengusahakan adanya keadilan tanpa pilih kasih

6. Memberikan kesempatan yang tepat dan bantuan yang cukup

7. Memberikan dorongan untuk mengembangkan potensi dirinya

Mengendalikan Fungsi Manajemen

a.       Definisi mengendalikan (controlling)

Definisi pengawasan (controlling) yang dikemukakan oleh Robert J. Mockler  adalah suatu usaha untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang system informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah diterapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan, serta menganbil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.

b.      Langkah-langkah dalam control

Ada tiga tipe dasar pengawasan (controlling), yaitu :

1.      Pengawasan pendahuluan (feedforward control).

Pengawasan pendahuluan atau sering disebut steering controls, dirancang untuk mengantisipasi masalah-masalah atau penyimpangan-penyimpangan dari standar atau tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu diselesaikan. Jadi, pendekatan pengawasan ini lebih aktif dan agresif, dengan mendeteksi masalah-masalah dan mengambil tindakan yang diperlukan sebelum suatu masalah terjadi. Pengawasan ini akan lebih efektif hanya bila manajer mampu mendapatkan informasi akurat dan tepat pada waktunya tentang perubahan-perubahan dalam lingkungan atau tentang perkembangan terhadap tujuan-tujuan yang diiinginkan.

2.      Pengawasan “concurrent”

Pengawasan yang dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan kegiatan (concurrent control). Pengawasan ini, sering disebut pengawasan “YA-TIDAK”.  Screening control atau “berhenti-terus”, dilakukan selama suatu kegiatan berlangsung. Tipe pengawasan ini merupakan proses dimana aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui dulu, atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan-kegiatan bisa dilanjutkan, atau menjadi semacam peralatan “double-check” yang lebih menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan.

3.      Pengawasan umpan balik

Pengawasan umpan balik (feedback control). Pengawasan unpan balik juga sering dikenal sebagai past-action controls, mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan. Sebab-sebab penyimpangan dari rencana atau standar ditentukan, dan penemuan-penemuan diterapkan untuk kegiatan-kegiatan serupa di masa yang akan datang. Pengawasan ini bersifat historis, pengukuran dilakukan setalah kegiatan terjadi.

c.       Tipe-tipe control

            Ada tiga tipe dasar pengawasan (controlling) yaitu :

1)       Pengawasan pendahuluan (feedforward control).

Pengawasan pendahuluan atau sering disebut steering controls, dirancang untuk mengantisipasi masalah-masalah atau penyimpangan-penyimpangan dari standar atau tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu diselesaikan. Jadi, pendekatan pengawasan ini lebih aktif dan agresif, dengan mendeteksi masalah-masalah dan mengambil tindakan yang diperlukan sebelum suatu masalah terjadi. Pengawasan ini akan lebih efektif hanya bila manajer mampu mendapatkan informasi akurat dan tepat pada waktunya tentang perubahan-perubahan dalam lingkungan atau tentang perkembangan terhadap tujuan-tujuan yang diiinginkan.

2)       Pengawasan “concurrent”

Pengawasan yang dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan kegiatan (concurrent control). Pengawasan ini, sering disebut pengawasan “YA-TIDAK”.  Screening control atau “berhenti-terus”, dilakukan selama suatu kegiatan berlangsung. Tipe pengawasan ini merupakan proses dimana aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui dulu, atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan-kegiatan bisa dilanjutkan, atau menjadi semacam peralatan “double-check” yang lebih menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan.

3)       Pengawasan umpan balik

Pengawasan umpan balik (feedback control). Pengawasan unpan balik juga sering dikenal sebagai past-action controls, mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan. Sebab-sebab penyimpangan dari rencana atau standar ditentukan, dan penemuan-penemuan diterapkan untuk kegiatan-kegiatan serupa di masa yang akan datang. Pengawasan ini bersifat historis, pengukuran dilakukan setalah kegiatan terjadi.

d.      Control proses manajemen

Pendekatannya terdiri atas lima langkah dasar yang dapat diterapkan untuk semua tipe kegiatan pengawasan:

1)      Merumuskan hasil yang diinginkan

2)      Menetapkan penunjuk (predictors) hasil

3)      Menetapkan standar penunjuk dan hasil

4)      Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik

5)      Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi

Handoko, H. T. Dr. 1986 Manajemen Gadjah Mada, Yogyakarta

Rusli. R, Adi.W, Asas-asa Manajemen UT

http://www.slideshare.net/defina/ornaisasi-dalammanajemen2

http://id.shvoong.com/social-sciences/sociology/2205936-pengertian-pelaksanaan-actuating